10 praktische voorbeelden van ChatGPT op het werk

Wie ChatGPT voor het eerst opent, ziet vooral een leeg tekstvak. En juist dat kan het lastig maken om te beginnen. Want wat vraag je aan AI? En voor welke werkzaamheden is ChatGPT eigenlijk nuttig? De mogelijkheden zijn groot, maar je hoeft niet direct ingewikkelde toepassingen te bedenken. Juist bij alledaagse werkzaamheden kan ChatGPT een praktisch hulpmiddel zijn. Hieronder vind je tien voorbeelden waarmee medewerkers eenvoudig kunnen beginnen.

1. Een e-mail opstellen of verbeteren

Een e-mail schrijven kost soms meer tijd dan nodig. ChatGPT kan helpen bij een eerste versie of een bestaande tekst verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld aangeven:

• aan wie de e-mail is gericht;
• wat je wilt bereiken;
• welke informatie erin moet staan;
• welke toon je wilt gebruiken.

Heb je zelf al een e-mail geschreven? Dan kun je ChatGPT vragen deze korter, duidelijker of vriendelijker te maken. Controleer voor verzending altijd of de boodschap klopt en past bij de ontvanger.

2. Lange informatie samenvatten

Een lang document, verslag of stuk tekst doornemen kost tijd. ChatGPT kan helpen om informatie te structureren of samen te vatten. Vraag bijvoorbeeld om:

• de vijf belangrijkste punten;
• een samenvatting in begrijpelijke taal;
• de belangrijkste actiepunten;
• een overzicht van argumenten voor en tegen.

Let wel op welke informatie je in een AI-tool mag invoeren. Volg altijd de afspraken van je organisatie over vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.

3. Een vergadering voorbereiden

ChatGPT kan helpen om structuur aan te brengen in een overleg. Geef bijvoorbeeld het doel van de vergadering, de deelnemers en de onderwerpen die besproken moeten worden. Vraag vervolgens om een conceptagenda, mogelijke discussievragen of punten die je niet moet vergeten. De uiteindelijke agenda bepaal je natuurlijk zelf.

4. Brainstormen over ideeën

AI is bijzonder handig wanneer je nog niet meteen op zoek bent naar het perfecte antwoord, maar eerst verschillende mogelijkheden wilt verkennen. Vraag ChatGPT bijvoorbeeld: "Bedenk tien manieren waarop we medewerkers meer kunnen betrekken bij dit project." Of: "Geef vijf verschillende invalshoeken voor deze campagne." De ideeën hoeven niet allemaal goed te zijn. Het doel is dat ze je eigen denkproces op gang brengen.

5. Een presentatie structureren

Een lege presentatie beginnen kan lastig zijn. ChatGPT kan helpen om een eerste structuur te maken. Vertel:

• wat het onderwerp is;
• wie het publiek is;
• wat het doel van de presentatie is;
• hoeveel tijd je hebt.

Vraag vervolgens om een logische opbouw. Je bepaalt daarna zelf welke onderdelen bruikbaar zijn en welke informatie daadwerkelijk op de slides komt.

6. Een moeilijke tekst eenvoudiger maken

Sommige informatie is inhoudelijk goed, maar onnodig ingewikkeld geschreven. ChatGPT kan helpen om een tekst begrijpelijker te maken. Vraag bijvoorbeeld om een tekst te herschrijven op B1-niveau of vaktermen uit te leggen aan iemand zonder specialistische kennis. Dit is bijvoorbeeld bruikbaar bij interne communicatie, handleidingen of uitleg aan klanten.

7. Teksten aanpassen aan verschillende doelgroepen

Dezelfde boodschap moet soms anders worden verteld aan verschillende mensen. Een tekst voor collega's klinkt anders dan een bericht aan klanten. En een uitleg aan specialisten mag andere woorden bevatten dan een tekst voor een breed publiek. ChatGPT kan helpen om bestaande inhoud aan te passen zonder vanaf nul te beginnen. Geef daarbij altijd duidelijk aan wie de doelgroep is.

8. Een eerste concept maken

Het moeilijkste moment van schrijven is soms het begin. ChatGPT kan helpen om een eerste versie te maken van bijvoorbeeld:

• een voorstel;
• een interne mededeling;
• een planning;
• een projectbeschrijving;
• een vacaturetekst;
• een korte rapportage.

Zie zo'n eerste versie niet als eindproduct. Gebruik hem als startpunt dat je zelf controleert, aanvult en verbetert.

9. Feedback vragen op je eigen tekst

Je hoeft ChatGPT niet alleen teksten te laten schrijven. Je kunt de tool ook gebruiken als kritische meelezer. Vraag bijvoorbeeld: "Welke onderdelen van deze tekst zijn onduidelijk?" "Welke vragen zou een klant na het lezen nog kunnen hebben?" "Welke argumenten ontbreken?" "Waar herhaal ik mezelf?" Dat maakt AI niet de schrijver, maar een hulpmiddel om je eigen werk te verbeteren.

10. Vragen of formats voorbereiden

ChatGPT kan ook helpen wanneer je een structuur nodig hebt. Denk aan:

• interviewvragen;
• evaluatievragen;
• een checklist;
• gesprekspunten;
• een stappenplan;
• een format voor een terugkerend overleg.

Je kunt zo sneller tot een bruikbare basis komen en die vervolgens aanpassen aan je eigen situatie.

Het belangrijkste zit niet in de tien voorbeelden

Deze voorbeelden laten zien dat AI niet alleen interessant is voor technische functies. Veel toepassingen draaien juist om alledaagse kenniswerkzaamheden: schrijven, ordenen, voorbereiden, analyseren en ideeën ontwikkelen. Maar goed gebruik vraagt meer dan weten welke knop je moet indrukken. Medewerkers moeten ook begrijpen hoe ze een duidelijke opdracht geven en hoe ze bepalen of een antwoord betrouwbaar en bruikbaar is. Lees daarom ook Medewerkers leren werken met AI: zo begin je met ChatGPT in je organisatie en Wat is AI-geletterdheid en waarom is het belangrijk?

Begin met één terugkerende taak

Probeer niet alle tien voorbeelden tegelijk. Kies één taak die je regelmatig uitvoert en test of ChatGPT daar daadwerkelijk bij helpt. Vergelijk bijvoorbeeld hoeveel tijd je nodig hebt, hoe bruikbaar het resultaat is en hoeveel correctiewerk vervolgens nog nodig is. Zo ontdek je vanuit je eigen praktijk waar AI werkelijk waarde toevoegt.